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Como uma boa ideia pode ser destruída quando mal apresentada?

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Obter sucesso em uma apresentação não é algo simples como muitos imaginam. Afinal de contas, qualquer um pode fazer e muitos acreditam que fazem boas apresentações. Mas será que, realmente, conseguem ser persuasivos e gerar confiança no ouvinte a ponto de conseguir vender sua ideia? Em analogia, todos nós comunicamos. Entretanto, muitas vezes nos expressamos inadequadamente, com distorções.  Como defende o professor José Augusto Wanderley: “Uma coisa é a prática pura e simples da comunicação. Outra, bastante diferente, é saber se comunicar bem”.

 

Situação semelhante ocorre em uma apresentação. Existem formas de estruturar uma apresentação que conduzem o ouvinte, com mais eficácia, à compra da ideia. E, quantas vezes, observamos ideias interessantes, que poderiam gerar bons negócios, e, ao ouvi-las, perdemos totalmente o interesse. O que fazer para ter sucesso em uma apresentação? Como conduzir uma boa ideia para que tenha êxito ao ser apresentada? 

 

O tripé de uma apresentação de sucesso

Um erro muito comum o apresentador abrir o Power Point e sair “jogando” informações, sem nenhum critério. A apresentação é construída como uma colcha de retalhos, dando ensejo a uma comunicação prolixa, difusa e completamente sem foco. Portanto, antes de abrir o ppt e roteirizar, pense estrategicamente na apresentação. São três os elementos importantes nesta etapa:

 

O objetivo da apresentação

É o ponto de partida de uma boa apresentação. Já diria Lewis Carroll em Alice no País das Maravilhas: “Quem não sabe aonde vai, não vai a lugar algum.” Ter claro onde deseja chegar com sua apresentação é condição fundamental para que o espectador compre suas ideias. O apresentador precisa definir claramente o real objetivo que o leva ao palco. Aquele objetivo pessoal, seu, e de mais ninguém. E que, muitas vezes, não deve ser explicitado. Vou exemplificar para facilitar o entendimento. Se você é um assessor de vendas e vai apresentar uma proposta comercial a um grupo de engenheiros, encarregados de trocar todo o maquinário de uma indústria, por exemplo, qual é seu objetivo nessa apresentação? Apresentar o diferencial competitivo de suas máquinas, qualidades e capacidade técnica? Ou seria gerar confiança tal que esses engenheiros selecionem sua proposta e a encaminhem ao diretor, que tem o poder de decisão? Nesse caso, os engenheiros são influenciadores no processo. Você explicita seu objetivo, no início da apresentação, dizendo-lhes que veio mostrar as “mais modernas máquinas do mercado”. Mas sua real intenção é fazer deles aliados, que o conduzam ao diretor. Esse é seu real objetivo. Toda apresentação, portanto, deve ser conduzida em direção a esse objetivo.

 

O tempo

A influência da tecnologia e das comunicações tem mudado nossa concepção sobre o tempo. No intervalo de um programa de tevê, por exemplo, trocamos automaticamente de canal, caso a propaganda comercial não seja atrativa. Ao abrirmos um vídeo no YouTube, mudamos para o próximo antes dos primeiros 30 segundos, caso ele não nos agrade. Da mesma forma, não identificar corretamente o tempo – a duração da apresentação - faz com que seu interlocutor literalmente “mude de canal”. Via de regra, o tempo quem dita é o seu cliente. Entretanto, cabe a você, dimensionar corretamente o tempo da apresentação – se extrapolar ou ficar enfadonho, o ouvinte desliga! Quando não estipulado o tempo de que dispõe para apresentar, pergunte. Se definido, administre sua fala de forma a  que destine espaço para discussão, debates e perguntas. Essa segunda parte, algumas vezes, mostra-se até mais enriquecedora. Esse tempo de que falamos é o cronológico. Cabe uma ressalva, agora em termos da oportunidade de fazer uma apresentação: é o momento correto? O ouvinte estará receptivo? Ou tem algum fator que compete com a atenção dele?

 

O público

As pessoas gostam de ser estimuladas, informadas, saber das novidades de seu setor. E, para conseguir que elas saiam de sua apresentação com esse sentimento, é preciso coletar informações. Entender quem irá assistir sua apresentação lhe dá condições importantes para ter sucesso. Obter informações sobre as características e motivações do público, desejos e vontades, permite que o apresentador adeque a linguagem ao contexto. Cada contexto pede uma linguagem específica. Da mesma forma que a mãe, ao chegar em casa depois de um dia de trabalho, se abaixa, abre os braços, solta um belo sorriso e fala “meu filhinho, queridinho”, para receber seu filho, nós precisamos adequar nossa fala ao contexto vivido pelo público. Essa adequação da linguagem corporal e verbal, como da mãe em relação ao filho, gera empatia, receptividade e vontade de ouvir por parte da criança. Apura os ouvidos. O mesmo ocorre em uma apresentação.

 

Ao compreender a importância desses três elementos no sucesso de uma apresentação e defini-los corretamente, o passo seguinte é colocar cada informação em seu devido lugar, de forma lógica, para que o ouvinte assimile com mais facilidade a mensagem. Compreender a importância desse processo pode ser a diferença entre as pessoas ouvirem ou se desligarem; assimilarem ou esquecerem seu recado; agirem a favor ou simplesmente ignorarem seu pedido.

 

 

 

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