PASSO A PASSO PARA MISSÕES AO EXTERIOR

G.Gilles Gerteiny

Consultor Sênior do Instituto MVC

1. Análise da Situação:

a)  Verificação da existência de feiras ou exposições internacionais nos setores definidos como

prioridade pela empresa ou pelo organizador do evento.

b) Verificação, dentro do mercado, da necessidade ou de uma demanda especifica num setor determinado.

c) Checagem, pelo organizador do evento, da importância desta demanda e cruzá-la com a existência do evento internacional, dentro da prioridade do setor e da importância geográfica do local do evento, assim como do alcance e importância internacional do mesmo.

d) Verificação da demanda especifica dos setores interessados, assim como da maneira de resolver suas necessidades, a partir de sua participação no evento i.e. saber, a partir de folhetos explicativos de setores apresentados na feira e de possíveis participantes de eventos anteriores, se nosso cliente terá resposta positiva a seus anseios.

e) Verificar a possibilidade de obtenção de gratuidade de participação com organizadores oficiais do evento. Normalmente estes organizadores de eventos internacionais têm representantes locais promotores dos eventos que têm uma cota de gratuidade para distribuir  entre entidades oficiais e também para premiar clientes assíduos a eventos.

f) Verificar a existência de ajuda específica concedida por organismos oficiais e ou embaixadas, governos de estado e/ ou prefeituras municipais.

g) Verificar a existência de pacotes de viagem já oferecidos no mercado e escolher o mais adequado ou montar o que melhor se adaptará ao grupo.

i) Verificar junto a organismos ou entidades setoriais sobre a possibilidade de colocar a disposição do grupo em missão, consultores especializados a fim de orientar e ajudar os participantes na escolha de suas opções, acompanhando-os durante o evento e orientando sobre a melhor maneira de maximizar seu investimento financeiro em custo e espaço de   tempo, garantindo o “follow up” de seu empreendimento, a fim de evitar um esforço em vão.

j) Verificar e obter o maior número de informações possíveis sobre o setor participante do evento, tais como: Market Share a nível mundial, estatísticas de importação e exportação , dados sobre produção do setor, formas de comercialização usadas no país, margem de rentabilidade do setor, Posição Alfandegária e nomenclatura dos produtos, estimativa de preços FOB e CIF praticados, sistemática específica de transporte e embalagem, custos de frete e qual a modalidade mais utilizada. 

k) É importante ter atualizados dados macro econômicos do Brasil a fim de poder prestar informações adequadas durante o evento. Poder-se-á juntar todos os dados num “broadside” ou “folder”, que reuniria, além dos dados macro econômicos, a relação dos participantes com o seu perfil e o de suas empresas.

2) Seqüência  para arregimentação, montagem e concretização eficaz do evento:

• Busca da empresa interessada em participar de uma missão em país e data específicos. A arregimentação pode ser feita individualmente ou em grupo.

• A partir do interesse de participação, o “prospect” (cliente em potencial),   preencherá uma ficha de inscrição do qual constarão os dados da empresa, tais como razão social, endereço e meio de comunicação, atividade, produtos ou serviços, objetivo a ser alcançado na missão, necessidades de ofertas ou demandas, nomes do(s) participante(s)  entidades ou empresas que deseja contatar e atividades que deseja ter concomitantemente com a missão e, finalmente, uma mensagem comercial referindo-se à empresa em si.

• A ficha será analisada por um consultor internacional, com vistas a esclarecer dúvidas decorrentes de um setor, atividade, demanda ou ofertas especificas tais como: Matéria Primas, material de construção, máquinas, equipamentos, peças de reposição, contato especifico com uma empresa ou um setor etc. Estes esclarecimentos são de suma importância para dirimir dúvidas e evitar a escolha errônea de um interlocutor, o que pode frustrar não só a participação do empresário como também repercutir de maneira negativa na imagem da empresa, seu produto ou serviço e possivelmente o país representado.

• Após o aceite da ficha do “prospect”, será provocado o pagamento da taxa de inscrição e a tradução da ficha do participante na língua do país do evento ou em inglês no caso de países onde esta língua é aceita como segunda língua. Esta ficha fará parte de um “broadside” específico do evento do qual constarão: o nome ou sua referencia, a lista total dos participantes, e uma ficha para cada empresa. O objetivo deste “broadside” é dar um cunho oficial e uma apresentação homogênea, permitindo deixar uma imagem positiva tanto do participante como do grupo geral. Este “broadside” será distribuído a todos os participantes e correspondentes estrangeiros assim como a todas as associações de classes relativas aos setores das empresas participantes.

• As fichas contendo os perfis serão enviadas a um correspondente no local de realização do evento para busca de contrapartes capazes de satisfazer as necessidades de demandas e ofertas da empresa participante. Diversos métodos e técnicas são utilizados para esta busca: fichário interno, associações de classe, páginas amarelas ou de setores específicos, jornais e revistas. Com base nestas buscas, as respostas serão checadas para verificação da propriedade e da oportunidade assim como da satisfação da necessidade do demandante ou ofertante. Assim sendo o correspondente poderá anunciar um certo número de entrevistas pré-agendadas (cerca de 10 a 15), no caso de uma roda de negócios, que contemplarão o empresário na ocasião de sua viagem ao local e de possíveis contatos com empresas expositoras no caso de feiras ou exposições. Isto evitará viagens e despesas inúteis.

• Uma semana antes da viagem serão reunidos os participantes para um curso de capacitação, o que permitirá uma preparação condizente para maximizar os resultados da roda ou da missão. Enfocando  especificamente o país do evento (roda ou feira), serão abordados temas como: mercado internacional e suas particularidades, usos e costumes, dados macro e micro do país e de suas relações internacionais com o Brasil, estatísticas de mercados, métodos de como se preparar melhor para entrevistas. Uma análise do   “SWOT” (“Strength, Weakeness, Opportunities and Trends”) e como tirar proveito de uma entrevista com um empresário de outro país ou setor e, como graças às ferramentas do Marketing Mix (da Sinergia PUSH/PULL), preparar sua entrada no mercado internacional.

• Durante todo este processo, um contato com uma agência de viagem local permitirá apresentar as melhores condições para um pacote que cobrirá as despesas de viagem e hospedagem e translado. “Refeições e “extras” ficarão por conta e administração do viajante. Este pacote, normalmente financiado por cartão de crédito e/ou financiamento conseguido pelo organizador, ajudará o empresário a se preparar melhor, canalizando sua disponibilidade para preparar o material de apoio e de apresentação da sua empresa.

• O grupo será acompanhado por um consultor ou contará com a presença de um no local, a fim de ajudá-lo não somente nas traduções para concretizar os negócios como também  orientar os empresários principiantes nas entrevistas ou visitas a estandes e nos fechamentos,  principal objetivo na missão ( roda ou feira).

• Depois de cada entrevista o empresário preenche um relatório de avaliação que permite vislumbrar qual o potencial de negócios que a entrevista poderá gerar, assim como da validade da entrevista, (nível e importância dela para o participante). Estas avaliações seguem um padrão internacional.

• Na volta, um “follow up” será feito para ajudar e orientar as empresas a fecharem negócios e permitir que o investimento feito possa garantir uma consolidação eficaz e eficiente dentro da globalização da economia. É de suma importância que se mantenha contato com as empresas participantes de qualquer missão a fim de verificar a concretização dos negócios e ajustar o rumo, caso necessite, com um enfoque especial no crescimento da empresa e sua participação efetiva no comércio internacional. Não esquecer que uma empresa bem atendida se torna mais eficiente e sem dúvida fiel, o que de um certo modo pode garantir sua participação em novo evento internacional, não só para complementar seu conhecimento como também para assegurar  continuidade e um desenvolvimento dos seus negócios.

• Pedir e até recomendar às empresas participantes de eventos internacionais que mantenha contatos com as pessoas e as empresas visitadas. Este bom relacionamento garante uma continuidade e demonstra não só interesse como boa educação, que, sem dúvida nenhuma dará seus frutos, tanto em amizade como possibilidade de negócios.

• Qualquer grupo que viaje com objetivos de negócios, deve ser acompanhado por um consultor internacional que tratará unicamente dos assuntos profissionais, quer dizer, apoiará e orientará profissionalmente os componentes do grupo a fim de analisarem seus objetivos e a consecução dos mesmos.

• Caso o grupo seja numeroso, é importante que a empresa de turismo encarregada do pacote  coloque a disposição, uma estrutura condizente capaz de ajustar e/ou modificar as condições de transporte ou acomodações a fim de evitar que estes pequenos problemas logísticos atrapalhem o bom desempenho do participante. Um empresário com problemas de hospedagem, transporte ou mesmo de turismo se torna ineficiente frente ao seu objetivo principal que é fazer negócios ou buscar soluções para problemas inerentes a sua atividade empresarial.

• O grupo poderá também ter um ponto de apoio e se possível um jornal de bordo capaz de reproduzir o desempenho da equipe, motivando e orientando suas ações , sem contar que este relato servirá de registro e lembrança para todos.

• Um certificado de participação no evento permitirá manter viva a imagem da missão além de permitir uma reunião de confraternização, motivo de relações publicas e de possível “release” em mídia local.

3) Manual do Participante:

• Preparar um trabalho de orientação destinado aos participantes das missões ao exterior, com a finalidade de fazê-los melhor aproveitar a experiência internacional e evitar problemas operacionais decorrentes de uma falta de Know How internacional.

• Tomada de consciência da importância da participação numa missão oficial ou pessoal que acaba, de certo modo, transferindo uma responsabilidade não só “oficial” no caso de representar o país, como “profissional” no caso de representar uma empresa.

• Preparação logística e física para a missão: Passaporte e vistos VÁLIDOS para o (s) país (es) de destino, bagagem adequada e racional (leve e de preferência com rodas), roupa adequada à estação do ano, bolsa com pequena variedade de medicamento de uso comum (em caso de necessidade de medicamentos específicos, levar receita do medico para evitar recusa do farmacêutico, especialmente no exterior) roteiro da viagem com suas respectivas saídas e chegadas, traslados de aeroportos a hotéis e vice versa, reserva e confirmação de hospedagem o mais perto possível dos eventos ou dos acessos facilitados (às vezes as feiras ficam fora dos centros urbanos o que facilita o acesso mas dificulta a vida pessoal,  fora dos horários de trabalho).

• Recomendação de aquisição de cartões de crédito internacionais e de telefone, seguro de vida pessoal, de viagem, de bagagem e assistência médica. Prever um montante pequeno em moeda estrangeira para o  desembarque e “Travelers Checks” em dólares americanos.

• Endereços de representação oficial no país da missão, de bancos nacionais ou internacionais capazes de garantir um bom fechamento de contatos pessoais ou profissionais preparados antecipadamente.

• Preparação profissional para a missão, com estabelecimento de objetivos, material para levar, amostras, cartões de visita, material áudio visual, folhetos e apresentação da empresa, material de apoio e Merchandising, resumo mnemônico das perguntas e do roteiro a seguir numa entrevista, com perguntas especificas a serem feitas e respostas antecipadas a possíveis perguntas que poderão ser feitas pelos expositores ou empresários estrangeiros. Analise e avaliação dos possíveis contatos dentro dos eventos e preparação antecipada destes encontros inclusive com verificação de local, data e conteúdo das reuniões.

• Na volta, relatório detalhado de todos os contatos e entrevistas realizadas, dia a dia, com cartões de visita e, às vezes, dados da empresa contatada (fotos, folhetos, broadsides etc.),  a fim de assegurar um “follow up” de qualidade. O relatório deverá servir de orientação para as ações a serem seguidas e de comprovação, junto à diretoria da empresa, de que a missão empreendida não foi em vão e que poderá ser a fundação básica do edifício que fará alcançar estabilidade e eficácia no comércio internacional.

a)  No caso de simples visita a eventos:

• Munir-se de sapatos e roupa confortáveis ( no inverno os interiores são aquecidos, portanto, roupa demasiada prejudica sua performance)

• Uma pasta de lona larga e leve, para colocação dos folhetos e materiais recolhidos durante o evento.

• Não esquecer cartões de visita, folhetos e caso necessário amostras do seu produto (nunca mais do que o suficiente para um dia de trabalho, de cada vez), resumo das  atividades de sua empresa e, se possível, dados atualizados de sua participação e da listagem dos clientes que atende ou de fornecedores que lhe servem.

• Remarcar no caso positivo, almoços ou jantares com “prospects” ou fornecedores.

• Seu local de acomodação se for de boa qualidade, é um bom ponto de referência, razão pela qual um investimento neste item nunca é demasiado e tem bom retorno.

• Visite sempre a feira ou exposição de um modo racional e ordenado, registrando todos os encontros interessantes. O primeiro contato deve ser uma volta rápida e ordenada do evento, anotando os estandes (número, ala, hall.) Certas pessoas usam gravadores de bolso para resumir suas reações e considerações. Outras preferem anotar e outras filmarem ou registrar em fotos. (não esquecer que tudo isto pode atrasar a visita e dificultar a eficiência das primeiras visitas, mas podem ser decisivos em algumas profissões). Nos contatos subseqüentes, devem prevalecer as paradas mais aprofundadas e a tentativa de contatos individuais. Nas feiras deve se tentar um contato desde que o nosso possível interlocutor esteja livre. Às vezes várias tentativas devem ser provocadas para obtenção de uma entrevista com a pessoa certa. NUNCA DESISTA.

• Evite almoçar nos restaurantes do local dos eventos. São sempre muito caros. Muitos empresários levam seus sanduíches e água na pasta e, na hora certa, num banco, aproveitam o tempo para descansar e recuperar.

• Avalie o material que você recolheu, no seu hotel a noite. Elimine o inútil e os envie via “Petit Colis”, para sua empresa, evitando excessos de bagagem na sua volta para  o Brasil. Às vezes , na volta, o empresário aproveita para fazer outros contatos ou mesmo turismo.

b)  No caso do Expositor:

• A maioria das recomendações acima é válida aqui também, já que o expositor num determinado momento vai também visitar a feira ou o evento.

• Sempre prever dois participantes para permitir a maximização da visita, a participação no evento e o revezamento. Existe uma permanência a ser observada, apesar do fato de haver sempre recepcionistas que podem assegurá-la, mas a presença de um executivo da empresa é sempre mais eficaz.

• Levar o material a ser exposto verificando com antecedência qual o prazo e os regulamentos exigidos pelos organizadores do evento. Sempre prever a chegada antecipada do (s) participante (s) para acertos e ajustes necessários. Materiais como TV , Vídeo, Telefone ( controlado e fechado) poderão ser alugados com a organização do evento assim como outros equipamentos necessários e específicos como geladeiras, “freezer”, armários, computadores , impressoras, maquinas registradoras, maquinas de registro de cartões de visita, etiquetadoras e etc.

• Cada contato ou entrevista deve ser registrado em um relatório, com cartões de visita da pessoa entrevistada, grampeado, junto aos folhetos ou outros materiais. O grampeador, grampos, elásticos, clips, lápis, canetas etc. não podem ser esquecidos e devemos prever que somem com muita facilidade.

• Trazer vídeos da Empresa ou de seus produtos, no sistema usado no país do evento, (NTSC é sempre o mais usado internacionalmente). Hoje, mesmo na França onde só se usa  o sistema SECAM, existem vídeos que aceitam os vários sistemas. A língua inglesa é a mais utilizada nestes vídeos.

• Prever amostras adequadas ao evento e em quantidades suficientes para a duração do evento. Brindes são muito bem vindos e adesivos para os jovens sempre ávidos e que visitam os eventos para recolher e colecionar.

• Folheteria em profusão deve usar o idioma internacional aceito, sempre lembrando que existem países que pedem dois idiomas (Canada), e devem ser abandonados no local evitando excessos de bagagem na volta para o Brasil.

Nota: Para o caso do estande, verificar junto com o organizador: tamanho, área, circulação e vizinhos que vão estar expondo na feira. Recomendamos a colaboração de um arquiteto para avaliar a  área útil e maximizar seu aproveitamento.

4)  “CHECK LIST”

• Passaporte válido e vistos exigidos (verificar com todos os países onde você pretende passar).

• Passagem Aérea com vôos confirmados.

• Hospedagem confirmada ou com voucher oficiais.

• “Pocket Money” na moeda local do ou dos países visitados.

• Travelers Checks em dólares Americanos.

• Seguros:  de saúde, de viagem e de bagagem.

• Cartões de visita.

• “Broadside” da empresa, Catálogos e Balanços Anuais,

• Folhetos dos produtos discriminados.

• Vídeos institucionais e dos produtos.

• Bolsas.

• Materiais de escritório (grampeador, grampos, lápis, canetas, elásticos, clips, papel, blocos, carimbos, fita adesiva, durex, barbante, tesoura, cortador etc.)

• Amostras de produtos.

• Materiais de “Merchandising” ( cartazes, adesivos, quadros e brindes.)

• Roupa adequada à estação, sapatos confortáveis, capa de chuva e/ou guarda chuva.

• Mala resistente e com rodas.

• Máquina fotográfica com filmes.

• Despertador pessoal, Agenda de bolso.

• “Lap Top” se quiser, e disquetes ou CDs.

• Estande, junto com arquiteto, ou engenheiro do organizador.