Artigos Administração do Tempo / Reuniões / Delegação

Como Executivos/Gerentes/Profissionais, nossa tendência é sempre nos preocuparmos com a administração do tempo em seu aspecto mais ligado ao trabalho, à vida funcional. Um outro aspecto do problema é a utilização do tempo fora do local de trabalho, em casa; este aspecto é particularmente importante porque qualquer ganho de tempo é revertido em maior contato com as pessoas a quem mais amamos: a família, o lazer, etc.

O primeiro passo para análise do tempo pessoal é o conhecimento do que realmente fazemos fora do local de trabalho. Este registro idealmente deve ser feito durante uma semana ou, no mínimo, por um dia. Terminado o registro, teremos informações relativamente às atividades desenvolvidas e ao tempo gasto em cada uma delas.

De posse dessas informações, cabem algumas perguntas:

• "Como regra geral, a atividade em que gasto mais tempo é aquela mais importante?" (Importante aqui é sinônimo de resultados esperados da execução da atividade, conseqüências positivas etc)

• "A atividade por mim considerada como mais importante é aquela que executo em primeiro lugar?" (Quanto mais deslocada para o fim do dia, menor será a probalidade de que a atividade seja desenvolvida).

• "Seqüência de atividades que eu desenvolvo é sempre da mais importante para a menos importante?"(Sempre sobrarão atividades ao fim do dia, coisas que não conseguimos fazer; é importante que o que sobrou seja sempre o menos importante).

Estas três perguntas podem nos levar a algumas descobertas interessantes, tais como:

• Assistir televisão, ler jornais, toma uma parcela maior do meu tempo que o contato com meus filhos, a mulher que eu gosto, minha família etc.

• A primeira coisa que faço ao chegar em casa é abrir a correspondência, e não conversas com meus filhos, minha mulher etc.

• No fim do meu dia, o que normalmente "sobra", que eu não consigo executar, é aquilo que para mim é o mais importante.

Nossa tendência é de desenvolver atividades durante o tempo pessoal sem pensar em um critério de prioridades ligado a resultados/conseqüências, mas usando critérios tais como:

• Fazer primeiro aquilo que os outros querem que eu faça, sem considerar as minhas prioridades.

• Fazer primeiro a atividades mais curta (me dá a sensação de produtividade)

• Fazer primeiro a atividade mais curta (me dá a sensação de produtividade)

• Fazer primeiro aquilo que é simplesmente urgente (mas cuja execução não traz resultados/conseqüências)

Encerrando esta parte inicial, vale mencionar também nossa tendência em realizar o urgente antes do importante. Isto ocorre porque o urgente:

• Normalmente constitui a atividade mais curta
• Nos dá conforto psicológico (não temos que dizer não), evitando conflitos
• É resultante de uma pressão externa (que normalmente prevalece em comparação com uma pressão interna)

Qualquer razão que seja considerada, é sempre bom lembrar que a execução do ‘importante’ em primeiro lugar, sempre trará mais resultados do que o desenvolvimento do urgente (que tende a gerar ao final do dia a sensação de que trabalhamos muito e rendemos pouco).

Algumas sugestões para melhor administração do tempo pessoal:

• Procure marcar previamente suas visitas, conversas etc; defina, de comum acordo, o início e o término do evento.

• Dê à outra pessoa sempre uma idéia sobre o que vão falar; isto permitirá que ambos pensem previamente sobre o assunto.

• Reserve tempo determinado e diário para seus filhos e sua mulher; uma hora diária com seus filhos lhe ajudará a acompanhar os progressos no campo educacional e cultural e lhe aproximará mais deles.

• Se for interrompido por algo que não lhe interesse, procure não se chatear em demasia. Lembre-se da importância de dizer "não", seja objetivo no trato do assunto. Ex. Que tal tratarmos disso no dia 5? A melhor forma de dizer "não" é evitar usar a palavra NÃO.

• Antes de ligar, prepare uma agenda mental do que vai falar.

• Defina com seus amigos um horário em que é mais fácil encontrar você em casa (isto evitará interrupções e chamadas em horários inconvenientes)

• Ao fazer ligações procure grupar três ou quatro chamadas.

• Lembre-se de que uma secretária eletrônica permitirá sempre que você racionalizar suas ligações, respondendo-as no horário de sua conveniência; você, adicionalmente, terá tempo para "pensar" na resposta que vai dar.

• Ao falar ao telefone, procure reduzir a parte "não objetiva" da conversa. Vá direto ao assunto.

• Habitue-se a Ter pastas para guardas os documentos mais importantes, separando-os por assunto (Imposto de Renda, Pagamentos, Escrituras, Documentos Pessoais etc).

• Ao tratar de um assunto que envolva a análise de um documento/papel, procure resolver tudo numa única vez, evitando o manuseio do documento/papel em momentos diferentes.

• Ao organizar sua documentação, lembre-se de fazê-lo de modo que uma outra pessoa possa eventualmente "entender" sua papelada, encontrando documentos ou tomando providências para você.

• Lembre-se que revistas que estão na "fila de espera" há mais de uma semana provavelmente não devem ser tão importantes; seja seletivo em suas leituras, leia as revistas da mais importante (que lhe traz mais informação, contribuição) para a menos importantes.

• Antes de se deslocar para qualquer local pense no melhor "caminho", no tempo que vai dedicar a cada compromisso, complete mentalmente o ciclo do que vai fazer, antes de sais de casa.

• Habitue-se a dizer sempre para onde vai; isto poupará o tempo dos outros, se quiserem encontrá-lo.

• Não faça nada sem estabelecer prazos, divulgue estes prazos a terceiros; isto aumentará "seu" nível de comprometimento.

• Procure fazer uma coisa de cada vez, não inicie uma atividade sem ter acabado a anterior (assim evitará a frustração de, no fim do dia, ter trabalhado muito e rendido pouco).

• Habitue-se a ter atividades de reserva (regra 3) para quando sobrar tempo ou algo previsto não acontecer.

• No relacionamento com sua mulher, seus filhos, seus amigos, habitue-se a fazê-lo trazer soluções e não apenas problemas; procure resolver os "seus" problemas, não assuma a postura de quem vai "consertar" o mundo.

• Evite adiar atividades importantes, especialmente aquelas que realmente "têm" que ser feitas. O perfeccionismo é um hábito perigoso. Uma boa decisão não se mede apenas pela sua qualidade, mas também pela dimensão oportunidade.

• Saiba ouvir os outros, interesse-se também pelas necessidades e expectativas da outra parte; isto poupará razoável parcela de tempo na sua negociação, evitando conflitos interpessoais.

• Respeite o tempo dos outros; eles darão a recíproca.
• Ao tentar resolver qualquer problema concentre-se na eliminação de suas causas e não apenas na administração de seus efeitos; a primeira abordagem toma inicialmente mais tempo, mas garante soluções mais duradouras.

Esta questão é talvez o aspecto mais importante desse artigo: "Depois de resolver meus problemas de tempo, o que vou fazer com o tempo ganho?" Eis algumas idéias:

• Defina seus objetivos pessoais, as oportunidades só aparecem para quem está permanentemente "ligado" em algum objetivo. Registre etapas, prazos, metas e momentos predeterminados para controle desses objetivos.

• Pesquisas sobre stress mostram que a vida sedentária é um de seus maiores causadores; use seu tempo vago para praticar esportes, fazer exercícios etc.

• Procure se antecipar às crises através de um comportamento proativo (antecipatório), muitas crises são cíclicas, procure pensar em como resolvê-las ou minimizá-las, com meses de antecedência.

• Decidir "o que" fazer é mais importante e prioritário do que decidir "como " fazer; reserve tempo para o planejamento ("o que"), pois assim você abreviará a execução ("como").

• Reserve um tempo para você mesmo, para seus sonhos, suas fantasias, seus projetos.

• Aloque um aparcela de tempo para aumentar sua visibilidade perante terceiros; escreva artigos, freqüente associações, faça palestras, receba pessoas em casa, faça visitas etc.

• Dedique pelo menos uma hora por dia a leitura cultural, informativa; no mundo atual as informações se desatualizam com grande rapidez; é preciso uma reciclagem constante.

Se você não se convenceu de que é preciso administrar o seu tempo, faça a si mesmo a seguinte pergunta: "Caso soubesse que vou morrer daqui a um ano, eu continuaria a usar o meu tempo da mesma forma que até agora?"

Talvez esteja aí uma nova motivação para racionalizar o seu tempo.

Consultor -  L A COSTACURTA JUNQUEIRA / VICE PRESIDENTE DO INSTITUTO MVC – M. VIANNA COSTACURTA ESTRATÉGIA E HUMANISMO