Artigos Administração do Tempo / Reuniões / Delegação

O tema Administração do tempo do executivo se reveste de uma perene atualidade; nos EUA, durante os últimos anos, os seminários de Tempo estiveram dentre os 20 mais executados no treinamento gerencial das 500 maiores empresas americanas.

Ficam, no entanto, algumas questões: Houve mudanças nos últimos anos nas abordagens sobre o assunto? Há novas formas de resolver o velho problema?

O propósito desse artigo é colocar o que apareceu de novo em termos de conteúdo do tema e sua metodologia de abordagem.

• Está chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista sobre o assunto, baseado na administração de interrupções, telefonemas, eliminação da documentação, etc.. Mais importante do que "ganhar tempo" é como usar o tempo que se ganha. O foco dos seminários sobre o assunto é encontrar novas e motivantes formas de utilização do tempo, sempre voltadas para os objetivos finais da organização; análise da concorrência, formas de superar as expectativas dos clientes, maior conhecimento da tecnologia do negócio, estão entre as novas atividades a desenvolver.

• O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via Administração do Tempo. Dentro dessa linha, assumem especial importância atividades tais como a redução do tempo de remessa de propostas, diminuição do ciclo de produção ou prestação de determinado serviço, maior rapidez em lidar com problemas levantados por clientes, atendimento telefônico imediato (no máximo até o 3º toque), instrumentar o cliente para que ele se programe melhor, otimizando os contatos entre as duas partes.

Há inclusive algumas organizações que promovem seminários de Tempo em conjunto

para seus executivos e os gerentes de seus clientes e fornecedores; parceria,

inovação, ganha-ganha, são valores envolvidos em tal tipo de iniciativa.

• Não dá mais para se tentar envolver apenas o executivo/gerente na solução do problema Administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus chefes, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema. Cada vez mais os grupos envolvidos em seminários têm como características a homogeneidade.
• Quando se fala em solucionar problemas de Administração do Tempo é fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas dos efeitos é solução para curto prazo. Como exemplo, podemos citar executivos que são interrompidos 40/50 vezes por dia. A solução mais inteligente talvez não seja a que envolva fechar a porta, fazer a secretária barrar os intrusos, etc..
• A busca da causa do problema pode levar à identificação do fato de que no organograma da empresa aquele executivo tem subordinados diferente a ele 14 pessoas. O mais eficaz talvez seja mudar a estrutura.

• As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio do ano com o cliente mais importante; quanto mais alta a posição do executivo, maior cuidado de ser tomado com a filtragem das interrupções; quem faz a filtragem das interrupções deve ter a competência para comparar a importância do assunto tratado no momento pelo executivo e aquele que surgir inopinadamente; deve prevalecer sempre o mais importante.

• A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de executivos eficazes.
• Duas razões justificam tal medida. A primeira é que constitui missão impossível programa 100% do dia (acaba sempre sendo fonte de frustrações); a segunda é que o inesperado pode ser muito mais importante (ver item anterior) e portanto, deve ter um "espaço" programado na agenda do executivo.

• Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara tendência: seminários de tempo mais recentes incluem o planejamento de tempo pessoal, eliminação do stress, etc..

• A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez mais presente. Correio eletrônico, micros portáteis, fax, etc., contribuem para eliminação de papel e maior rapidez no acesso à informação.

• Uma palavra final; é sempre bom lembrar que qualquer medida ou tecnologia para otimização do tempo só tem sentido se trouxer resultados para a organização. A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mais pelo uso que faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio.