Quem não enfrentou pelo menos uma das três situações descritas acima? Dar más notícias é também uma das funções do executivo/gerente, embora certamente não seja tarefa das mais agradáveis.

Erros e problemas fazem parte do nosso dia-a-dia, e procrastinar seu trato é muito perigoso. Ignorá-los também é uma solução inadequada.

No entanto, vale lembrar que erros e problemas podem representar uma grande fonte de aprendizagem e melhoria contínua, e alguns benefícios podem ser extraídos nestes momentos, quando é necessário a "arte de dar más notícias":

• Constitui uma relação de confiança entre as partes.

• Constitui um sinal de respeito para com os outros.

• Faz com que os problemas não fiquem piores.

• Não se pode melhorar se os erros são desconhecidos.

Qual seria então uma boa estratégia para se dar más notícias? Sugerimos, entre outras, as seguintes posturas:

• Uma atitude sincera e de ajuda.

• Colocar-se no lugar do outro.

• Escolher o melhor momento.

• Deixar claro suas motivações/intenções.

• Ir direto ao assunto, focalizar o lado do "negócio".

A experiência mostra que algumas frases podem ajudar nessa difícil arte:

"Tenho algumas informações que acho poderiam ser úteis a você".

"Estou preocupado com você e imaginei que poderia estar interessado em ouvir o que observei".

"Há um problema a respeito de ... Eis o que acho que está acontecendo".

Por outro lado, certas posturas e comportamentos devem ser evitados, tais como:

• Partir do princípio que a outra parte não pode administrar o problema ou que não está interessada nele.

• Tirar conclusões baseado em seus preconceitos.

• Só das más notícias.

• Evitar assumir responsabilidades

Há também alguns riscos envolvidos no processo de se dar más notícias, e devemos estar atentos para os seguintes:

• Ter em mente que sempre haverá algum tipo de conseqüência.

• Estar pronto para administrar o conflito que será causado.

• Estar pronto para mudar o que for necessário.

• Predispor-se a se envolver ou trabalhar mais.

Também ajuda muito no processo evitar os comportamentos chamados defensivos, tais como:

• Ter sempre claro qual é seu objetivo.

• Reconhecer e aceitar os sentimentos da outra pessoa.

• Evitar olhar as intenções da outra parte com visão negativa.

Em alguns casos a utilização de uma terceira pessoa, um facilitador, pode ajudar no processo, especialmente em função das características de mentalidade dessa pessoa.

Essas são algumas das boas idéias acerca do processo de se dar más notícias, e outras certamente poderão ser desenvolvidas e praticadas. O importante é que a procrastinação seja evitada, que se vá direto ao assunto o que a motivação seja construtiva. Seus momentos difíceis poderão se tornar menos desgastantes e o resultado final certamente será positivo.

 

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