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Empresa multinacional precisa de executivo com aptidão para gerência por e-mail. Exige conhecimentos de informática e alta capacidade para gerenciar um mínimo de 100 e-mails por dia.

Para muitos este anúncio pode parecer surrealista. Entretanto esta síndrome já atinge a maioria dos executivos das grandes empresas e faz parte dos pré-requisitos no processo de admissão.

Pior do que isso é o Prefeito César "Bambam" que numa entrevista afirmou que poderia coordenar a campanha da ex-governadora do Maranhão à Presidência, e paralelamente administrar a cidade do Rio de Janeiro por e-mail. Apesar da renúncia para concorrer à presidência eliminar esta possibilidade, não há dúvidas da total impossibilidade de administração de um departamento, muito menos de uma cidade através de E-mail.

Gerenciamento por e-mail passou a ser uma realidade do dia-a-dia dos executivos. Não ler e responder diariamente seus e-mails pode significar sério risco de perder até a posição. Por outro lado se envia e-mail para qualquer assunto, distribuindo cópias para toda a mala direta. Enviar e-mail dá status e tira a responsabilidade de decidir. Nesta condição 95% do que chega a sua caixa postal é lixo. Outros 4% são assuntos que você simplesmente foi copiado, mas não tem ingerência na solução. Somente 1% são assuntos pertinentes que requerem ação efetiva.

Inundado num mar de bobagens eletrônicas, o administrador moderno vê seu tempo produtivo se esgotar rapidamente, perdendo a capacidade de conhecer qual o problema real para a busca de soluções adequadas. Nesta situação perde a visão correta do que ocorre na empresa e passa a gerenciar como um espectador do "Big Brother Brasil", só que através da lente de terceiros. Em vez de tomar decisões com fatos e dados, passa a maior parte do tempo reunindo informações para respaldar seu processo decisório.

Durante muitos anos gerenciei setores administrativos e produtivos. Por menor que fosse o tempo disponível, sempre dediquei algumas horas de trabalho diárias para percorrer os setores da empresa, identificando problemas e acompanhando no local as soluções propostas para melhorias dos processos. A troca de informações diretamente na fonte, inibe os filtros que distorcem os fatos transmitidos aos escalões superiores das organizações. Por outro lado, permite opinar sobre pontos de vista da administração, os quais nem sempre chegam de forma clara na base da pirâmide.

Porém, mais importante de tudo é a presença do líder e o impacto positivo desta presença junto aos comandados, motivando o desempenho do grupo no sentido de obtenção das metas estabelecidas.

Mas porque será que coisas simples não fazem parte da cultura de gerenciamento da maioria das funções de chefia?

Uma delas é a falta de tempo. Hoje a grande massa de informações que permanentemente bombardeia o executivo moderno esgota rapidamente a disponibilidade de tempo. Por outro lado gasta-se muito tempo em reuniões intermináveis discutindo o sexo dos anjos, para concluir que anjo não tem sexo.

Executivos têm medo de se expor diretamente perante os subalternos. Existe o medo de que este contato diminua sua autoridade e o coloque em situações embaraçosas.

Há também dificuldades na comunicação verbal: enquanto o executivo fala em "inputs", "backlog", "days-on-hand", "feedback", "benchmark", a linguagem coloquial dos mortais comuns usa "peão", "mano", "gravatinha", "chefete", "aspone", "colega". Ou seja, existe um mar separando a comunicação entre gerência e operação e neste oceano submergem os objetivos da organização.

Enquanto subsistem estes paradigmas gerenciais as empresas trilham caminhos tortuosos para atingir as metas mais elementares. Com isso os desperdícios se acumulam e os resultados alcançados frustram as expectativas mais modestas.

É preciso fazer algo urgente para reverter esta situação. À volta ao passado tornando mais humana a administração e pessoal a comunicação no dia-a-dia das organizações é essencial. Por outro lado o e-mail veio para acelerar a transmissão de dados, jamais para estrangular o processo decisório. Criar regras urgentes para disciplinar o trânsito das informações é fundamental para reduzir o volume de lixo eletrônico que circula nas organizações.

Executivo não pode ser prisioneiro da rede de comunicação. Gerente tem que gerenciar gente. Encarregado não é carregado. Prefeito eletrônico jamais será a solução para qualquer cidade. Todos estão delegando a mais importante ferramenta de gerenciamento: a administração corpo a corpo.