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Coletânea

Teste: Você Coleciona Papel? Publicado na Revista PEGN n° 160 - Maio 2002

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Luis Augusto Costacurta Junqueira
Vice-presidente do Instituto MVC

Tempo Perdido.

Confira se a sua empresa está dando o tratamento adequado aos documentos que recebe diariamente.

 

Em plena era da tecnologia, quando grande parcela dos lucros é investida em novos programas de gerenciamento e controle da produção, muitos empresários ainda gastam boa parte de seu tempo manuseando, analisando e encaminhando papéis. E não se trata apenas dos dirigentes de empresas que funcionam em escritórios, mas também daqueles que tocam o empreendimento atrás de um balcão ou oferecem seus produtos na casa do cliente.A crescente carga de informações a que todos estão expostos, independentemente do porte do negócio, é, sem dúvida, uma das razões das montanhas de papel que se formam nas mesas e armários. Mas há também o hábito, estimulado pela insegurança, de se arquivar tudo por escrito.Contudo, definir as causas e mensurar quanto tempo se perde lidando com a papelada não é uma tarefa fácil. Esbarra-se em vícios de comportamento, nas exigências da própria legislação, que prevê dezenas de cópias autenticadas para qualquer tipo de serviço e, muitas vezes, na própria teimosia do empresário, que se recusa a limpar o arquivo e a deixar sobre a mesa apenas o necessário. Na maioria dos casos, o empresário faz isso inconscientemente. mas o resultado do acúmulo é sentido pela equipe no dia-a-dia da empresa.As perguntas que se seguem visam a ajudá-lo a avaliar a tratamento que o seu empreendimento reserva à papelada que se amontoa no dia-a-dia. Procure respondê-las com base no que realmente acontece e não pensando em um comportamento ideal. Se tem dúvida sobre qual seja a resposta correta para uma determinada pergunta, solicite a colaboração de alguém que conheça bem seu estilo de trabalho.

  1. Ao receber um documento que não lhe interessa você o devolve ao remetente, mencionando a destinatário correto ou seu desinteresse por aquele papel?

    2. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  2. Seus auxiliares são instruídos claramente para entregar-lhe os documentos classificados dentro de um critério de prioridades, previamente definido?

    3. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  3. Você trata de um assunto/papel de cada vez, evitando a análise simultânea de vários documentos?

    4. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  4. Você tem o habito de só pegar um documento quando está disposto a fazer algo definitivo em relação a ele?

    5. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  5. Seus horários para recebimento, análise e encaminhamento de documentos são predeterminados?

    6. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  6. Você somente assina documentos após entrar no mérito de seu conteúdo, evitando assinaturas às cegas?

    7. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  7. Fazer parte da rotina instruir a secretária a preparar uma relação dos documentos que você deseja receber, definindo a destino dos demais?

    8. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  8. Ao preparar qualquer texto você costume planejar o que irá escrever?

    9. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  9. Ao redigir qualquer documento, você procura fazê-lo levando em conta as características do destinatário, em vez de escrever para você mesmo?

    10. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  10. Antes de comunicar algo a terceiros, você avalia se a melhor alternativa para fazê-lo é verbalmente ou por escrito?

    11. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  11. Você costuma responder às solicitações usando a margem do próprio documento recebido?

    12. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  12. Ao analisar documentos, você procura em primeiro lugar tratar daqueles mais importantes e dos que trazem maiores resultados, evitando iniciar pela avaliação dos mais urgentes ou de rápida solução?

    13. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  13. Sua equipe costuma respeitar os prazos para análise da documentação, evitando deixar as respostas para última hora?

    14. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  14. Ao solicitar a outras pessoas a avaliação de qualquer documento, você costuma definir prazos para que isso aconteça?

    15. a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

  15. Você procura manter em seu local de trabalho apenas os documentos para análise imediata, evitando as chamadas "montanhas" de papel? a) Raramente ou nuncab) Às vezesc) Sempre ou quase sempre

     

AVALIAÇÃO

 

A = 1ponto B = 2pontos C = 3pontos

AVALIAÇÃO DE RESULTADOSEntre 45 e 36 pontos – Parece que a papelada não esta afetando a administração do seu tempo. Você realmente sabe lidar com a documentação. Atenção apenas para as perguntas que mereceram grau 2 e especialmente àquelas com grau 1, pois aí estão suas oportunidades para melhorar ainda mais.Entre 35 e 23 pontos – A papelada está afetando a administração do seu tempo e sua eficiência como gestor e profissional. Você deve estar gastando mais de 21% de seu tempo como o trato de documentos e isso pode ser perigoso.

Entre 22 e 25 pontos – Sua situação é crítica. Você realmente precisa administrar melhor o tempo dedicado à documentação, pois isso está afetando significativamente sua eficiência gerencial e pessoal. Talvez você já esteja comprometendo cerca de 30% ou mais do seu dia no trato de documentos. Comece a desenvolver os tópicos cujas respostas mereceram grau 2 e especialmente aquelas com grau 1.

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