Artículo  MVC

La Importancia del Processo de Negociacion


L A COSTACURTA JUNQUEIRA

Vice-Presidente do Instituto MVC

 

Negociación es el proceso de buscar la aceptación de ideas, propósitos o intereses, buscando el mejor resultado posible, de tal modo que las partes envueltas terminen la negociación concientes de que fueran atendidas, de que tuvieron oportunidades de presentar toda su argumentación y que el producto final sea mayor que la suma de las contribuciones individuales. Y que cada día lo necesitamos perfeccionar, especialmente cuando la crisis parece estar siempre presente y cuando se exige al ejecutivo una postura permanente de negociador.

En nuestros procesos de negociación, resaltan dos tipos de habilidades: habilidades técnicas y habilidades interpersonales. Las primeras se relacionan con el conocimiento de técnicas y procesos para negociación (ejemplo: etapas para conducción de la negociación): las otras se relacionan con el conocimiento interpersonal de los negociadores (cual es el estilo de cada uno, cuales son sus fuerzas, franquezas, necesidades, motivaciones, etc.).

Innegablemente, las habilidades técnicas tienen merecida más atención que las habilidades interpersonales. Un tercer tipo de habilidad - conocimiento del negocio - es extremadamente específico de cada negociación: se trata del conocimiento mínimo del asunto objeto de la negociación, fundamental hasta para saber si la negociación fue buena o no; en nuestro capítulo, el negocio es desenvolvimiento de recursos humanos.

A. ESTILOS DE NEGOCIACION

Los negociadores con quienes nos enfrentamos podrían ser agrupados en cuatro estilos básicos:

1. Estilo Catalizador.

El negociador con este estilo tiende a ser extremadamente creativo, siempre con nuevas ideas, entusiasta de los grandes emprendimientos, emprendedor. Es el hombre de las cosas nuevas, de grandes proyectos y decisiones. Eventualmente, este negociador puede ser visto como superficial, irreal, estratosférico en sus decisiones y acciones.

2. Estilo Apoyador.

El apoyador es aquel que considera a los seres humanos más importantes que cualquier trabajo; aprecia actuar siempre en equipo, procura agradar a los otros, hacer amigos. Eventualmente, puede ser visto como incapaz de cumplir plazos, desarrollar proyectos, en fin, más como misionero que, como un ejecutivo. Sus decisiones son más lentas y siempre busca no menospreciar a la otra parte.

3. Estilo Controlador.

El controlador es aquel que toma decisiones rápidas, está siempre preocupado con el uso adecuado de su tiempo, con reducción de costos; poco amigo de las discusiones, no hace rodeos, va directo al asunto, es organizado, conciso, objetivo, su meta básica es conseguir resultados.

Eventualmente puede ser visto como insensible a las personas, duro, cruel, etc

4. Estilo Analítico.

Es aquel que le agrada hacer preguntas, obtener lo máximo de las informaciones, recolectar todos los datos disponibles, siempre está preocupado por saber todos los detalles de cada emprendimiento, antes de iniciar cualquier tarea o tomar cualquier decisión.

Eventualmente, este negociador puede ser visto como perfeccionista y detallista en exceso.

 

B. ¿CUAL ES EL MEJOR ESTILO?

Todos ellos son buenos. Lo importante es que conozcamos nuestro estilo, busquemos conocer el estilo de la persona con quien estamos negociando. Una de las claves del éxito en el proceso de negociación es saber presentar nuestras ideas de una forma que cause más impacto al otro negociador.

Negociar es también el proceso del entendimiento y comprensión de las necesidades mutuas. Cabe en nosotros entonces hablar un poco sobre cuál es el tipo de necesidad que caracteriza cada estilo.

Para el estilo catalizador, las necesidades son de reconocimiento, apela hacia los aspectos de novedad, singularidad, liberación y disponibilidad como ayuda al proceso de negociación.

El apoyador, procura la aceptación, busca que alguien lo acepte sin juzgar; trabaja mejor en armonía, prefiere la ausencia de conflictos, piensa que la satisfacción y entrega de los interlocutores ayudará al proceso de negociación.

Para el estilo controlador, las necesidades son de realización; todo lo que se relaciona con el alcance de metas, resultados, ganar tiempo y dinero, vencer su independencia ayudará en el proceso de la negociación.

El analítico, está siempre en busca de seguridad y de certeza; abastecerle los datos disponibles, alternativas para análisis, decisiones seguras, investigaciones adicionales, y otros elementos le ayudará en el proceso de negociación.

Frases típicas de cada Estilo

Estilo Catalizador. "Seremos la primera empresa del país en fabricar este tipo de herramientas".

Estilo Apoyador. "La producción de herramientas servirá para motivar e integrar más a nuestro equipo de producción".

Estilo Controlador. "La fabricación de herramientas nos permitirá utilizar todo el potencial del área de producción y aumentar en un 5% la lucratividad de la empresa dentro de tres meses".

Estilo Analítico. "Las herramientas que produciremos funcionará de dos lados, ayudará a los trabajadores, será integramente de acero inoxidable, de peso óptimo, comparado a los productos de la competencia será mucho más resistente".

 

COMO NEGOCIAR CON CADA ESTILO

CATALIZADOR

APOYADOR

Enfasis en la innovación, creatividad, exclusividad, grandes proyectos, ideas. Enfasis en el trabajo en equipo, preocu-pación con personas, el bienestar general, la eliminación de conflictos, problemas.

CONTROLADOR

ANALITICO

Enfasis en la reducción de costos, tiempo, plazos, resultados, metas, independencia en relación a otros. Enfasis en informaciones, datos, detalles, perfección, preocupación con el micro, seguridad, garantía.

 

C. ETAPAS

Analizados los estilos del proceso, vamos a examinar cuál es la secuencia lógica de una negociación bien planteada:

1. Preparación.

- "¿Qué objetivos les gustaría conseguir?

  • ¿Qué objetivos pueden conseguirse?
  • ¿Qué objeciones se van a enfrentar?
  • ¿Qué concesiones se va a hacer?".

2. Apertura.

Creación de un clima de receptividad entre las dos partes, búqueda de identificación y semejanzas entre las visiones del mundo de los negociadores (un chiste, por ejemplo).

3. Exploración.

Descubrir las cosas que motivan a la persona con quien se va a negociar,

- ¿Cuáles son sus necesidades y motivaciones? ("¿ Por dónde a usted le gustaría comenzar? ¿O qué es más importante para usted?").

4. Presentación.

Relacionamiento de los objetivos y expectativas iniciales con las necesidades de la otra parte, resaltando los beneficios para ambas partes. "Creo que tal objetivo va a ayudarlo a resolver aquel problema, trazando tal beneficio...".

5. Clarificación.

Identificación de dudas y superación de eventuales resistencias (¿ Qué es lo que no está claro para usted? ¿Puedo esclarecer algo más sobre aquel punto?).

6. Acción Final.

Búsqueda de un acuerdo o decisión ("¿Qué podemos hacer para llegar a un acuerdo? ¿Cuándo podriamos hacer un test sin compromiso?").

7. Control y Calificación.

Comparación de lo previsto inicialmente con lo que fue realmente conseguido. Anotación de ideas para la próxima negociación.

8. Impases

Durante el proceso de la negociación, la superación de impases puede ser realizada a través de la aplicación de ciertas técnicas, como a través de la presencia de climas positivos de negociación, cuando son discutidas las causas de los eventuales impases y la creación de un clima de negociación que desfavorece a la superación de los impases.

 

ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA SUPERAR IMPASES:

  • Proponga una pausa; no insista demasiado, procure siempre dejar una salida honrosa para la otra parte; ella ya puede estar convencida, más no desea dejar la negociación como un "perdedor" (especialmente si su jefe estuviera presente).

  • Cambie un miembro del grupo, el líder del grupo, incorpore gente nueva; muchas veces, el impase surge de problemas interpesonales.

  • Cambie las condiciones de negociación: mayor plazo, una ventaja adicional, altere esquemas de pago etc. (sin alterar el totalcomprometido).

  • Cambie el tipo de contrato, las especificaciones, etc.(ejemplo: en vez de valor fijo, establezca términos porcentuales).

  • Sugiera dejar para más tarde el asunto abjeto del impase y prosiga la negociación, si es posible escogiendo un tópico poco conflictivo. Es impresionante como 60 minutos después el problema parece no haber existido.

  • Proponga un cambio de local, de modo que las negociaciones prosigan durante el almuerzo.

  • Procure alterar la composición de dos grupos de negociadores colocándolos entre profesionales afines, tales como: ingenieros con ingenieros, administradores con administradores, gerentes con gerentes: ellos "hablan por lo general un mismo lenguaje".

  • Incorpore un mediador, una tercera persona. Sin embargo no es común en nuestro contexto, muchas veces puede funcionar.

  • Pregunte a la otra parte lo que haría si estuviese en su lugar, esa idea ciertamente desanimará a la otra persona y la colocorá "trabajando" para usted en términos de superación de impase.

  • Use el humor, más planeadamente; es impresionante lo que un chiste puede hacer para aclarar el ambiente, especialmente si fuera relacionado con un asunto objeto del impase.

  • Procure no responder las agresiones con otras agresiones; contraponga emociones con hechos, datos concretos; mantenga siempre la negociación en un plano racional.

  • Procure oir y haga sentir al otro que usted está escuchando; así, la causa del impase puede ser superada.

  • Enfatice siempre las concordancias anteriores, nunca las discordancias; el clima tenderá a mejorar.

9. Conseciones

Negociar es también hacer concesiones, si usted no está dispuesto a hacer concesiones, el proceso de negociación ciertamente se radicalizará.

Procure previamente definir que concesiones hará, en que secuencia (dé menos importancia para la más importante, considerando el punto de vista de otro negociador), cuales, consecuencias de cada concesión.

 

ALGUNAS IDEAS SOBRE COMO HACER CONCESIONES:

 

  • Deje espacio para la negociación; su oferta debe ser alta si usted está vendiendo, y baja si usted está comprando, tenga siempre una justificación para su oferta; evite extremos.
  • Procure hacer que la outra parte presente ideas y argumentos en primer lugar.
  • Procure hacer que la primera concesión venga de otra parte; si no fuese posible, inicie la concesión con algún accesorio para usted (que puede ser importante para la outra parte).
  • No conceda nada sin que el otro haya luchado por eso, pues de lo contrario el no valorizará lo que recibió.
  • No aumento las expectativas de la otra parte concediendo demás o mucho rápidamente.
  • Cuanto más tarde el otro en recibir concesiones, esto será más apreciado.
  • Piense en algún trueque como una forma de concesión.
  • Al hacer concesiones, recuerde que el dinero no es la única moneda que interesa a la otra parte; poder, "status", atención, etc. pueden también sensibilizar al otro negociador.
  • No tenga miedo de manifestar firmeza; si usted persiste en su NO, la outra parte se acreditará más con esa actitud.

Para finalizar, nos agradaría presentar ahora lo que acordamos llamar los diez mandamientos del negociador. Son diez estupendas ideas para un processo de negociación efectivo, especialmente válidas dentro de un período de crisis:

 

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DEL NEGOCIADOR

  1. Comience la negociación suministrando y solicitando información, datos; deje para después los tópicos que envuelvan opiniones, julgamientos, valores. Los primeros aproximan a las personas, en cuanto los otros aumentan los conflictos, resaltan las diferencias, distancian a los negociadores.

  2. Procure "vestir la piel" del otro negociador; esto lo ayudará a comprender mejor la argumentación y las ideas de él.

  3. Cualquer idea sólamente serán acertadas si fueren buenas para ambas partes; nuestros contactos con el otro negociador muestra como sus ideas pueden ayudar a resolver los problemas de él.

  4. Procure siempre hacer preguntas que demandan respuestas más allá de un simple no o un sí; haciendo así, usted estará obteniendo más información y menos juzgamiento.

  5. La dimensión confianza es importantísima en el proceso de negociación; procure tener actitudes generadoras de confianza en relación al otro negociador. Si piensa en engañarlo, acuérdese que usted puede tener que volver a negociar.

  6. Evite hacer colocaciones definitivas o radicales; muéstrese pronto a rendirse a una argumentación diferente a las ideas mejores que la suya.

  7. Nunca "acorrale" o "presione" al otro negociador; por mejor que sea su situación/posición en la negociación, es siempre interesante dejar una "salida honrosa".

  8. Cada persona tiene su estilo de negociación, determinado tipo de necesidades y motivaciones específicas; al negociar, recuerde esas diferencias y busque presentar sus ideas de una forma adecuada a las características de comportamiento de los intereses de outro negociador.

  9. Sepa escuchar, procure no atropellar verbalmente al otro negociador; esto aumentará la confianza de él en usted y lo ayudará a conocerlo mejor.

  10. Procure siempre mirar al otro negociador por los aspectos positivos, por su fuerza; evite concentrarse en sus características negativas de comportamiento.

Volver

Imprimir Hable con el Instituto MVC