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Marcelo Thalenberg
Consultor do MVC
Autor do livro “Socorro não Tenho Tempo!!!
Executivo multitarefa:
Chupar cana e assobiar ao mesmo tempo?
Hoje as pessoas em sua ansiedade querem mudar as leis da física e
eliminar o tempo. Imagine um universo onde não houvesse tempo!
Tudo aconteceria ao mesmo tempo. Este é o sonho do profissional
que crê ser multitarefa!
Utiliza-se na gíria o termo “é uma máquina” para definir um excelente
Executivo. Será que o termo multitarefa é adequado para o
profissional “máquina”? O termo multitarefa hoje é utilizado de
forma inadequada, no momento em que o termo é confundido com a
expressão “ser uma máquina eficaz”. Compare um multiprocessador
de alimentos, vendo nele uma máquina multitarefa”. A “máquina”
tem facilidade de uso e praticidade, é um produto completo e
versátil. O processador pode executar várias tarefas como ralar
fino ou grosso, picar, pulsar intermitente, mas não
simultaneamente. Se o manual de funcionamento não for lido e
utilizado de acordo “a máquina” quebra, pode ir para a
assistência técnica; no caso de um ser humano pode ir para o
hospital.
Ser um profissional multitarefa eficaz mostra que este ser humano tem a
capacidade de fazer bem feito, uma coisa por vez, sem ser
interrompido e tomar decisões de forma rápida, mas planejada,
sem desperdício de tempo e produtividade. Ser multitarefa é ter
a capacidade de fazer cada coisa a seu tempo. Hoje as pessoas,
em sua ansiedade, querem mudar as leis da física e eliminar o
tempo. Imagine um universo onde não houvesse tempo! Tudo
aconteceria ao mesmo tempo, o que é impossível! Só que as
pessoas tentam agir como se ignorassem essa realidade.
O programa da Oprah Winfrey nos Estados Unidos colocou no ar a matéria:
Ser multitarefa é um novo vício americano?
Veja alguns dados apresentados na matéria: O americano médio gasta 9
horas por dia para assistir tv,
surfar na web, verificar e ler e-mails falar no celular ; em
torno de 3 horas fazendo as duas coisas simultaneamente!
Multitarefa, todavia pode ser perigoso. Pesquisadores concluíram
que falar ao celular enquanto se dirige um veiculo é tão
perigoso quanto dirigir alcoolizado o que equivale a 0,08 por
cento de álcool no sangue,o limite em vários Estados americanos.
Estudos mostram também que as mulheres multitarefas são mais
afetadas do que os homens. Os experts dizem que ser multitarefa
torna as pessoas menos produtivas. Um estudo com profissionais
da Microsoft descobriu que após responder um e-mail recém
chegado, o profissional leva 15 minutos para retornar ao ponto
em que estava em seu trabalho anterior.
Quais regras a adotar no uso do e-mail e celular?
A caixa de entrada sem filtros é como um obeso mórbido, devora
tudo que estiver a sua frente. Crie, então, a dieta da caixa de
entrada.
1.
As nutricionistas dizem que o ideal é ter seis refeições
por dia.
·
Programe sua caixa de entrada para receber mensagens a cada 2
horas. Se necessitar receber antes, clique no botão enviar e
receber.
2.
As nutricionistas dizem ao obeso para ter uma dieta
balanceada, com restrições a certos alimentos.
· Clique
na coluna DE(origem) e após classificar as mensagens por
remetente Verifique o tipo de mensagem e seus remetentes,
classificando-os em pastas. Crie pastas como boletins e
informações e utilize as regras do Outlook para que essas
mensagens não entrem nunca em sua caixa de entrada. Aprisione o
Zé piadista, crie a pasta Zé e uma regra para que as mensagens
dele sejam sempre desviadas para essa pasta. Assim fazendo você
vai ler a informação quando pode e não quando ela chega.
3.
As Nutricionistas dizem que dietas em grupo têm melhores
resultados, caso em que um participante ajuda ao outro.
·
Crie um programa coletivo de comunicação por e-mail na empresa.
Conscientizar, negociar e aplicar uma metodologia para todos
diminui o numero de mensagens enviadas, a comunicação flui
melhor, com menos duvidas e se paga com o aumento de
produtividade.
4. Toda
Dieta tem uma receita
Conheça as regras de Caixa de entrada Zen no livro Managing your
Business with Outlook For Dummies (não disponível em português).
Telefonia e Celular
1.
Visita a clientes - Tenha o costume de desligar o celular
sempre que entrar em uma reunião,mencionando: “Estou desligando
o celular para lhe dar toda minha atenção”. Com essa atitude
você ganhará em respeito e reciprocidade. Ao terminar a visita
veja se existem recados de texto ou correio de voz.
A tecnologia pode ajuda-lo desde que você tenha um mínimo de
organização e planejamento.
Siga as regras básicas abaixo, seja um profissional com
múltiplas habilidades, mas execute uma tarefa por vez:
Planeje antes de fazer
Antes de fazer, verifique se deve ser feito
Quem vai fazer?
Quando?
Como?
Quais os recursos?
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