MARCELO THALENBERG

Consultor Sênior do Instituto MVC.

Autor dos livros: Socorro! Roubaram o meu Tempo e Managing Your Business with Outlook For Dummies!

E-MAIL: GERENCIANDO LIXO OU INFORMAÇÕES?

Quando nós falamos em enviar um e-mail, na realidade queremos dizer: enviar algum texto digitado, foto, documento, planta, diagrama, planilha transportado pelo sistema de correio eletrônico. Logo o e-mail é um veiculo de transporte de informações eletrônicas, assim como o correio tradicional é um veiculo de transporte de comunicações físicas, tais como cartas, pacotes e até telegramas.

Tudo que é transportado por meio eletrônico pode ser copiado e armazenado indefinidamente. A questão essencial é o que deve ser arquivado e gerenciado como documento eletrônico e qual a validade?  Será que o e-mail da Marianinha para o Chicão, com o texto “até amanhã, bom descanso” tem valor para ser gerenciado como documento? Com certeza não; educar o usuário pode eliminar a existência de e-mails desnecessários até antes de serem digitados.

A sociedade moderna para garantir direitos individuais de comunidades e de empresas, cada vez mais exige a monitoração do que acontece em ambientes empresariais como, por exemplo, o assédio sexual. Será que um texto de assédio sexual enviado por e-mail entre colegas de uma empresa gera problemas legais?

Assédio sexual por e-mail é motivo para justa causa

O assédio sexual também se caracteriza quando não há relação de subordinação. A decisão é do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (São Paulo) e inova a jurisprudência sobre o tema. Até agora, só se admitia assédio sexual quando o ato partia do chefe para seus subordinados.

Os juízes paulistas rejeitaram recurso a um ex-funcionário da LBV — Legião da Boa Vontade contra sentença da 11ª Vara do Trabalho, que confirmou sua demissão por justa causa. As informações são do TRT paulista.

De acordo com o processo, o empregado — que trabalhava como auxiliar de pessoal — foi demitido em virtude do teor de e-mails que enviava para suas colegas. Neles, ele se apresentava, anonimamente, como “Paco Rabane” e “Cachorrão 17 cm”.

Em uma das mensagens, ele disse estar “fortemente atraído” pela colega. Para outra, afirmou que estava “muito feliz” com fim do casamento dela. “Eu adoraria ser seu amante. Um beijo molhadinho no cantinho da boca” escreveu a uma terceira.

Para o juiz Sérgio Pinto Martins, relator do recurso em segunda instância, “não se pode compactuar com procedimentos como os do reclamante (o ex-empregado), que não tem educação e respeito para com outras pessoas, especialmente por mulheres, mormente as casadas”.

“Durante o serviço, o reclamante também não poderia usar o computador para mandar e-mails de forma desrespeitosa para outras pessoas. O reclamante deveria trabalhar durante o horário de serviço e não enviar e-mails como os mencionados”, afirmou Martins.

De acordo com ele, “o empregado tem o dever de trabalhar para receber pela prestação de serviços. Não pode ficar fazendo brincadeiras e usar o equipamento da empresa para condutas como as descritas. Seu procedimento não é, portanto, correto”.

A 2ª Turma do tribunal acompanhou o voto do juiz relator por unanimidade, mantendo a demissão do auxiliar por justa causa.

RO 00911.2002.011.02.00-0

O caso relatado é um entre muitos outros onde o e-mail foi aceito como documento legal e gerou custos desnecessários à empresa.

Softwares, firewalls, análise de conteúdo de mensagens e sistemas de backups, servem para monitorar fatos legais e até prejudiciais ocorridos na empresa; Mas como prevenir e evitar que aconteçam?

Como a maioria dos usuários nunca foi educada para usar o e-mail , apenas uma instrução para usar foi recebida: “Este é seu endereço de e-mail, envie e receba comunicações com ele. (se vira) “. Cada um trabalha  com seu jeito particular, mas mistura o padrão para uso do correio impresso àquele que se refere à  comunicação oral e emocional. Pergunte à sua equipe se tem problemas com e-mails. Mais de 95% vão afirmar que sim, mas ao mesmo tempo não querem ser censurados. Criar e enviar uma regra de uso de comunicação por e-mail de cima para baixo na empresa não vai pegar.

A solução exige mudança de atitude, começa com palestras de conscientização sobre o uso do e-mail e produtividade, sempre em um ambiente participativo. Em um segundo momento discussões de grupo identificam  problemas e o facilitador ajuda a equipe a chegar a uma solução por vez.

Palestras de conscientização nos ajudam a identificar comportamentos típicos de personagens tais como a Capitú Leira que, em sua ansiedade, ao invés de responder aos assuntos de uma só vez, divide-os em 38 capítulos. Outro caso é o do Mark Eteiro que espalha e-mails para todas os colegas e amigos, falando sobre a excelência de seu trabalho e de sua equipe.

Através da identificação desses comportamentos e processos a equipe toma consciência dos respectivos problemas e passa a questionar o conteúdo e-mails e quem , realmente deve recebê-los.

Sugerimos algo bastante simples; ao receber um e-mail que não é de seu interesse, delicadamente, comunique isso ao remetente.

Para solicitação de tarefas e marcação de reuniões, procure utilizar o MS Outlook com servidor Exchange ou Lotus Notes. Classificar o material que chega e armazená-lo em pastas diferentes transforma sua a caixa de entrada em uma ferramenta dinâmica e não em um depósito de lixo.

Assuma a responsabilidade por educar sua equipe; a comunicação eficaz reduz o lixo e transforma o conteúdo de seus e-mails em documentos fáceis de gerenciar.

MATERIAL RETIRADO DOS PROGRAMAS ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E GESTÃO DO TEMPO NA ERA DA INFORMAÇÃO   

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