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SUA EMPRESA
SABE PLANEJAR?
Marco Aurélio
Ferreira Vianna
Presidente do
MVC
Uma
das funções da ciência de administração (ou método, se
preferirem) que recebe uma enorme dose de desentendimento e
até injustiça é o conceito de planejamento. Patinho feio desta
história é criticado de forma até deselegante: tempo perdido,
teoria pura, coisa de consultor (ou professor), modismo,
negócio para empresa grande.
Os mais
condescendentes afirmam: não funciona. Também pudera. Pelo
menos um ex-Ministro do Planejamento, figura importante e
respeitada, formador de opiniões, costumava dizer que no
Brasil, planejamento não servia para nada pois, em nosso país,
longo prazo equivaleria no máximo há três meses. Mesmo hoje, este tipo
de resistência costuma com freqüência surgir na fase inicial
de entrevistas durante meus trabalhos de Planejamento
Estratégico nas organizações.
Em meu ponto de vista,
contesto seriamente esta afirmação. Com escusas pela auto
referência e citação de currículo, mas depois de trinta e seis
anos de consultoria em planejamento financeiro e estratégico,
em recursos humanos e Universidade Corporativa, concluí que
planejamento é, no mínimo, fundamental. Em todas as pesquisas
que realizei em empresas triunfadoras de grande, médio e,
atenção, pequeno porte, surgiu que, de alguma forma, todas
costumam usar (e abusar) do conceito de planejamento. Visão
estratégica, antecipação de futuro, desenho de cenário
alternativos, plano tático, mentalidade estratégica ou
qualquer nome que se use, o importante é destacar que o
processo de se antecipar o futuro aumenta em muito o nível de
conhecimento (eu diria, até sabedoria) sobre o nosso
negócio.
Vou mais além.
Pessoalmente, acredito tanto nestas técnicas que nos últimos
25 anos tenho dedicado um dia por ano à avaliação da minha
trajetória pessoal e profissional. De maneira formal,
retiro-me para um hotel de praia ou de serra e faço a mim
mesmo as perguntas básicas que desenhei para a metodologia de
estratégia de empresa.
Confesso que os avanços mais importantes que conquistei
neste período surgiram desses momentos de reflexão. É claro que, ao longo
de cada ano, mantenho-me permanentemente ligado às mudanças e
ao acompanhamento dessa trajetória. Vale também lembrar
que pesquisas realizadas com ex-alunos de Harvard demonstraram
que os 3% habituados ainda na fase acadêmica a escrever e
perseguir suas metas alcançaram em 20 anos um patrimônio maior
do que os 97% restantes que não davam atenção alguma ao ato de
planejar.
Em realidade, o exercício do planejamento
opera em quatro dimensões. Em um primeiro plano, o cognitivo.
Ao procurar conhecer o futuro e suas alternativas ocorre o
aumento do conteúdo e da profundidade de suas decisões. Neste
plano, planejar é melhorar o nível de conhecimento do futuro
de forma a nos permitir escolher hoje a ação mais
adequada.
No entanto, sua mágica não fica por aí. Em um segundo plano,
quando se tem uma clara noção da intenção estratégica
desejada, nosso conjunto de energias e capacitações aumenta e
se direciona naturalmente para o foco proposto. Um terceiro plano, que
denominamos de “sintonia”, surge a partir deste foco. Nele, as oportunidades
e o conhecimentos existentes no mundo são filtrados
e canalizados para o nosso projeto. Ao final, já no
patamar da magia, podemos recorrer a uma afirmação do nosso
brilhante Paulo Coelho: “Se uma pessoa tem
um sonho vigoroso e consistente, o universo conspira a
favor.”
Por isto,
costumo recomendar aos céticos que, pelo menos, sonhem. Já será um
grande passo na construção de um eficaz processo de
planejamento.
Para concluir, uma motivação adicional. Praticamente a totalidade dos empresários com
grande sucesso em negócios de pequeno porte afirma que um dos
fatos mais importantes de suas caminhadas é, exatamente, a
capacidade de eles sonharem. E disso, completam,
não abrem mão.
Aspectos de Mentalidade
1
- Basicamente, o(s) líder(es) de sua empresa acha(m) que
planejamento é:
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a. [
]
Tempo perdido total
b. [
]
Coisa para empresa grande
c. [
]
Um exercício válido mas com resultados
duvidosos
d. [
]
Um exercício indispensável para o sucesso
|
2 – Na origem de sua
empresa ou de sua vida profissional como funcionou a atividade
de sonhar:
|
a. [
] Nunca
tivemos tempo para esta bobagem
b. [
] De vez em
quando sonhávamos com nosso futuro
c. [
] Passávamos bons tempos
sonhando, imaginando o nosso desenvolvimento
d. [
] O sonho
foi simplesmente fundamental em nossa existência
|
Aspectos de
Conteúdo
3 – Com relação ao
prazo de planejamento de curto prazo (visão tática)
|
a. [
] Não
fazemos planejamento
b. [
] Planejamos somente para 30 /
60 dias
c. [
] Planejamos para um período de 60 a 180 dias
d. [
]
Planejamos para um período de um ano, pelo menos
uma vez por ano
|
4 –
Com relação às características do planejamento de longo prazo
(visão estratégica)
|
a. [
]
Não
fazemos este planejamento
b. [
]
De vez em
quando nos sentamos para trocar idéias sobre o
futuro
c. [
]
Normalmente temos reuniões informais sobre o
futuro
d. [
]
Fazemos
planejamento estratégico pelo menos de 2 em 2 anos,
tentando enxergar de 3 a 5 anos à frente
|
5 –
Com relação à Cultura Empresarial, através de suas crenças e
valores
|
a. [
] O que é
isto?
b. [
] Isto não
é para empresa pequena
c. [
] De
maneira prática temos nossos valores disseminados, na
base do “fazemos o que falamos”
d. [
] Temos um processo eficaz de divulgação,
alimentação e até reconhecimento de nossa Cultura e
Valores
|
6 – No que se refere à nossa Identidade Estratégica
e definição do que
somos, fazemos e para onde
vamos...
|
a. [
] Nunca
pensamos sobre o assunto
b. [
] Temos uma
vaga idéia
c. [
] Sabemos o
que somos hoje, com grandes dúvidas sobre o médio e
longo prazo
d. [
] Temos uma ótima noção sobre o que somos e para
onde vamos
|
7
– No que tange ao conhecimento de fatores de risco e níveis de
dependências exageradas
de seu negócio
|
a. [
] Não damos
nenhuma prioridade a este fato
b. [
] Quando
surge algum problema maior, tentamos “apagar o
incêndio”
c. [
] Tomamos
algum cuidado p/ não depender de forma perigosa de algum
cliente ou fornecedor
d. [
] Temos uma política séria, apoiada por
procedimentos, para não sermos pegos de surpresa pela
concentração exagerada em clientes e fornecedores.
|
Aspectos de Processo
8
– Quantos dias você e sua equipe de liderança dedicam por ano
à atividade de
planejamento?
|
a. [
]
0 (zero)
b. [
]
1 a 2 dias
c. [
]
3 a 4 dias
d. [
]
5 ou mais.
|
9
– Especificamente na relação entre o líder e sua equipe:
|
a. [
] Não há qualquer reunião formal de
planejamento
b. [
] De maneira informal líder / equipe / liderado
traçam metas e objetivos de curto prazo
c. [
] De maneira informal são discutidas e analisadas
metas para o ano
d. [
] Em processo formal e efetivo com acompanhamento,
as equipes sabem onde devem chegar em cada ano
|
10
– No que tange à vinculação entre atividades planejadas bem
sucedidas (metas
alcançadas) e prêmios / bonificações para os
colaboradores:
|
a. [
] Não pensamos nisso
b. [
] De vez em quando “molhamos as mãos” dos
empregados
c. [
] Por decisão da diretoria distribuímos uma
gratificação ao final do ano
d. [
] Existe um sistema efetivo, compatível com o nosso
tamanho, de participação nos resultados
|
11
– No que se refere ao acompanhamento do planejamento e das
metas:
|
a. [
] Nunca são acompanhadas
b. [
] Quando são possíveis elas são analisadas
c. [
] Apesar de falho, existe um sistema de
acompanhamento
d. [
] Temos um bom processo de acompanhamento, análise
e reavaliação das metas
|
Aspectos de Avaliação
12 – Com relação à análise da concorrência, principalmente dos
concorrentes mais importantes:
|
a. [
] Não nos importamos com o que ocorre fora da
empresa.
b. [
] Quando chega alguma informação ela é processada
sem grande entusiasmo.
c. [
] Há uma relativa preocupação em análise do
comportamento da concorrência.
d. [
] Há um processo permanente de análise dos
concorrentes. |
13
– Com relação ao conhecimento do comportamento dos clientes,
do porquê eles compram de nós e de nosso mercado:
|
a. [
]
Não temos a menor idéia.
b. [
]
Quando eles reclamam, nós ouvimos.
c. [
]
Quando eles reclamam nós ouvimos e procuramos
corrigir.
d. [
]
Há um processo formal e efetivo de relacionamento
com os clientes para busca de informações e melhoria
contínua de nossos serviços.
|
14
– No que se refere à administração participativa de seus
colaboradores:
|
a. [
]
O empregado foi feito para trabalhar e não para
falar e participar.
b. [
]
Quando eles falam nós ouvimos.
c. [
]
Quando eles falam nós ouvimos e procuramos
analisar e
melhorar os pontos indicados.
d. [
]
Temos um processo muito efetivo de administração
participativa
porque valorizamos as opiniões
emitidas por nossos
seres humanos.
|
15 – Com relação ao autodiagnóstico de
nossa empresa :
|
a. [
]
Jamais pensamos em nos analisar.
b. [
]
Informalmente sabemos onde somos bons e ruins.
c. [
]
Conhecemos com certa relatividade nossas forças e
fraquezas.
d. [
]
Conhecemos muito bem nossas forças as quais
procuramos
aproveitar e nossa fraquezas as
quais procuramos eliminar
ou melhorar .
|
16 – Com relação ao ambiente externo à nossa
empresa:
|
a. [
]
Jamais pensamos em analisá-lo.
b. [
]
Informalmente sabemos o que pode nos alavancar ou
nos tolher.
c. [
]
Conhecemos com certa relatividade as ameaças e
oportunidades
externas.
d. [
]
Conhecemos muito bem as ameaças externas (que
procuramos
evitar) e as oportunidades (que procuramos
aproveitar). |
Aspectos de Conformação
17
– Independente de haver ou não planejamento formal com relação
ao nível de
informações utilizadas no processo decisório:
|
a. [
]
A empresa é inteiramente voltada para dentro e
são raríssimas as informações externas que chegam.
b. [
]
As informações externas que chegam, vêm
exclusivamente
através da própria operação
(pessoal de vendas, bancos,
fornecedores
etc.).
c. [
]
Há uma relativa preocupação com a obtenção
sistemática de
informações externas.
d. [
]
Há um processo formal e efetivo de busca de
informações
externas que melhoram bastante o
nível do processo decisório.
|
18
– Com relação ao aprendizado de técnicas de planejamento:
|
a. [
]
Nunca alguém fez qualquer curso ou estudou livros
e apostilas
sobre o assunto.
b. [
]
Temos uma pequena e vaga idéia teórica sobre o
assunto.
c. [
]
Existe um nível de conhecimento razoável sobre o
assunto.
d. [
]
Estudamos seriamente o assunto e para o nosso
tamanho
conhecemos bem as técnicas de
planejamento. |
19
– No uso de consultores sérios e especializados no
assunto:
|
a. [
]
Consultor jamais.
b. [
]
Não precisamos de Consultor
c. [
]
Veio um Consultor aqui uma vez e não deu
certo.
d. [
]
Com custos compatíveis com o nosso negócio usamos
sempre que necessário e possível à experiência de
Consultores
em planejamento.
|
20
– Com relação à participação dos líderes em atividades
associativas:
|
a. [
]
Achamos que não vale a pena.
b. [
]
Não temos tempo para isso.
c. [
]
Quando há tempo, os líderes participam de algumas
reuniões.
d. [
]
Temos uma agenda programada para atividades
associativas,
porque entendemos que elas ajudam
nosso processo de
conhecimento e planejamento.
|
ANÁLISE DE
RESULTADOS:
Contagem de
pontos:
Para o cálculo da avaliação do seu nível de
conhecimento e aplicação de planejamento:
Para as respostas
a)
atribua 1 ponto
Para as respostas
b)
atribua 2 pontos
Para as respostas
c)
atribua 3 pontos
Para as respostas
d)
atribua 4 pontos
De
20 a 28 pontos:
Você
está no nível básico do básico. E realmente precisa acreditar
no processo de planejamento como instrumento efetivo que ajuda
muito as empresas a atingir seus resultados. Sem isto, nada
vai acontecer.
De
28 a 35 pontos:
Além
de melhorar um pouco sua crença no assunto, você já pode
aumentar sua dedicação e tempo à atividade de planejamento.
De
35 a 50 pontos:
Mesmo
que informal, de certa maneira o planejamento já existe na sua
empresa. Melhore os padrões, processos e procedimentos.
De
50 a 65 pontos:
Você
já está em um nível muito bom pra um negócio de pequeno porte.
Que isto sirva como motivação para melhorar ainda mais.
De
65 a 72 pontos:
Parabéns!
Você é um belo exemplo de utilização de planejamento em
empresa de pequeno porte, continue assim ou ainda tente
melhorar.
De
72 a 80 pontos:
Mande
seu nome e endereço porque quero visitá-lo para aprender como
se faz planejamento
em um nível de excelência
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