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Nos últimos anos temos identificado um interesse cada vez maior de nossos clientes em treinar seu corpo de vendas para melhor Administração do Tempo.

Este artigo retrata nossa preocupação em oferecer ao profissional de vendas (não ao Executivo/Gerente) uma série de sugestões para aumento de sua eficiência, através da melhor utilização do seu tempo.

Antes de enumerarmos as soluções queremos dar-lhe uma maior consciência do problema tempo e de sua extensão.

Procure fazer a si mesmo as seguintes perguntas:

• Vivo envolvido numa montanha de tarefas burocráticas?

• Passo mais tempo no escritório que com o cliente?

• Os critérios que uso para determinar os clientes a serem visitados têm mais relação com amizade pessoal, proximidade geográfica etc que com o retorno real e potencial que esse cliente pode trazer?

• Durante as visitas a clientes estou unicamente preocupado com atividade de manutenção do cliente, em vez de também me preocupar com a abertura de novas frentes, novos produtos com aquele cliente, apresentações de produtos cuja necessidade o próprio cliente não tem consciência?

A resposta afirmativa a qualquer uma das questões anteriores é um seguro indicador que você tem problemas na Administração do seu Tempo.

Vamos agora enumerar algumas sugestões simples e práticas para resolver esse problema:

O visitante inesperado é um dos maiores transtornos para um executivo ou empresário. Você pode gerar má vontade do cliente se desejar vender-lhe alguma coisa sem antes ter marcado hora! Uma alternativa para o cliente que se recusa em recebê-lo: marque a entrevista 3, 4 meses antes; não há como ele recusar essa entrevista, pois ninguém no Brasil se programa com tanta antecedência.

Uma ligação telefônica pode economizar uma viagem infrutífera, quando um motivo inesperado forçar a mudança de planos do seu cliente. Ao chegar, se não puder ser atendido de imediato, dê à secretária uma idéia de quanto tempo poderá esperar em função de seus futuros compromissos. Este tempo de espera deve ser fixado por você, previamente, em função da prioridade do cliente e do assunto.

Mantenha-se atento à sua estimativa (início e término). Planeje sua apresentação cuidadosamente para ter certeza que usará eficientemente seu limitado tempo.

Os profissionais de venda gastam muito tempo se deslocando de um lugar para outro; esse tempo não deve ser desperdiçado. Existe uma série de atividades que podem ser desenvolvidas enquanto você viaja de carro, ônibus ou avião. Enquanto espera, planeje seu dia seguinte, leia um bom livro técnico, procure pensar nas possíveis contra-argumentações de seu próximo cliente, reveja o planejamento da próxima semana etc.

Nada é mais frustrante que você "estar tocando o seu bonde" enquanto o cliente está preocupado com uma chamada, visita ou emergência. Você poderá evitar essa situação se colocar em prática as idéias anteriores ou tentar encontrar-se com seu cliente fora do local de trabalho dele – onde as interrupções sejam as menores possíveis. Se essas ocorrerem, procure dispor de atividades que possam ser desenvolvidas durante essas interrupções, usando o tempo produtivamente. Rever apontamentos é uma atividade a ser desenvolvida enquanto espera; rascunhar pequenas cartas; planejar a entrevista com o próximo cliente etc. Se você notar que a interrupção será muito longa talvez seja o caso de voltar numa outra ocasião, ou procurar falar com o substituto.

O cliente o respeitará mais e, portanto, prestará mais atenção às suas propostas, se você preparar convenientemente e não demorar demais em sua visita. Para seus clientes prioritários procure determinar agendas prévias para reunião, datas e prazos para cumprimento de obrigações de ambas as partes.

Se possível, procure entrevistar-se com a pessoa que toma as decisões em cada empresa. Se você assim o fizer, não perderá tempo esperando que uma terceira parte entre no circuito decisório.

Resista à tentação de visitar clientes amigos em vez daqueles que podem aumentar suas vendas. Uns poucos minutos com um novo cliente podem lhe render mais do que um encontro descontraído e relaxado com um cliente amigo. Lembre-se do Princípio de Pareto: "20% de suas ações são responsáveis por 80% dos resultados que você" produz. Concentre suas visitas nos "clientes 20%".

Faça sempre uma relação de objetivos e atividades;

Diariamente elabore um plano de ação, definindo as prioridades do dia;

Defina as prioridades em função dos "resultados" esperados de cada objetivo e/ou atividade;

Trabalhe em função dessas prioridades, iniciando o dia pelo assunto mais importante;

Reveja diariamente seu plano de ação (previsto x realizado); e

Faça tudo isso agora, não deixe para amanhã.

Se o mesmo assunto precisar ser divulgado ou analisado com vários clientes, procure promover uma reunião (em vez de visitas individuais). Haverá menos problemas de comunicação no que você divulgar, sinergia entre seus clientes, intercâmbio de informações etc.

Ao se encontrar com clientes, colegas, fale sobre o assunto Administração do Tempo, dê a eles cópia do material que possui, mencione as soluções que "você" encontrou, enfatize os resultados que "você" conseguiu, as dificuldades que superou.

Respeitando a prioridade de cada assunto procure identificar os melhores dias e horários para seus contatos comerciais. É sabido que, em geral, as 2ª s e 6ª s feiras são dias em que as pessoas estão mais ocupadas; as pesquisas mostram também que a parte da manhã costuma ser menos congestionada que a da tarde.

• Defina previamente ambas as agendas e o tempo de duração da entrevista (ambos terão mais tempo para se preparar).

• Incentive-o a ir colocando por escrito tudo o que tem para tratar com você utilizando para isto uma agenda ou similar. Isto evitará novas idas e vindas, de sua parte.

• Sugira a ele que a ordem de análise dos assuntos seja do mais importante para o menos importante.

• Dê a seu cliente uma idéia dos seus próximos compromissos (embora garantindo que ele terá o máximo possível do seu tempo). Isto poderá ajudar na otimização do período de contato.

• Caso tenha que desmarcar qualquer contato, faça-o com a maior antecedência possível. Isto fará com que seu cliente proceda do mesmo modo com você.

• Defina com seu cliente um período em que você será mais facilmente encontrado no escritório; peça-lhe para concentrar os contatos nesse período.

• Ao final de cada contato faça um resumo dos assuntos tratados e, especialmente, dos prazos combinados.

Sucesso gera sucesso. À medida que você se conscientizar dos benefícios advindos do controle do tempo, você se tornará mais e mais convencido da necessidade de pôr em prática as técnicas de administração do tempo. Por quê? Porque elas funcionam! À medida que você começa a viver de acordo com o lema "tempo é dinheiro", nunca mais se satisfará com uma vida sem planejamento.

Lembre-se que o tempo mal utilizado implica em vários tipos de custos:

• O custo de sua hora como profissional, diretamente proporcional ao seu salário;

• O custo do que você deixou de fazer durante aquele período; e

• O custo psicológico decorrente de não estar conseguindo desenvolver o que planejou.

Gostou do artigo? Porque não tirar cópias dele e distribuí-las a seus companheiros e, eventualmente, a seus clientes?